PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

El manual de archivo y correspondencia está compuesto por las siguientes partes:


INTRODUCCIÓN:

En la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante sí.


OBJETIVOS:

Se resumen los fines que persigue el manual (generales y/o específicos).


ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD:

En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.


DEFINICION DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES:
institucional, personal, confidencial.

- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.

- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.

- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.

- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.

- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.

- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprográficos (como la fotocopiadora).

- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.

- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.

-Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.

-Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de correspondencia y archivo, y definición de los integrantes del comité de administración de documentos.

- Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual de correspondencia.