2do VOCABULARIO:

Unidad de correspondencia:
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de esta dependencia.

Control de entrega de correspondencia:
Tiene los significados de comprobación, inspección, observación, vigilancia y hasta, en algunos casos, cuenta o medida; en resumen, de acción de mantenerse conscientemente enterado de la correspondencia enviada y recibida de la entidad.

Archivo electrónico:
Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos


Mensaje de Fax:
Transmitir información por medio del medio de comunicación fax, el cual mediante el papel reproduce dicha información hasta el destinatario.

Documento vital:
Son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos Documentos Vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual o económico. Ejemplo de estos documentos son los registros de la constitución de la empresa, títulos, contratos, formulas, pagarés, Garantías, Licencias u objetos culturales. Al almacenarlos correctamente, estos documentos se conservan más tiempo, protegiendo a su organización. Almacenados inadecuadamente, podría exponer a su empresa a riesgos innecesarios, tales como incumplimientos, pérdida del valor de los bienes, y altos costos de duplicación y restauración


Archivo de gestión:
Es una unidad administrativa, que se regirá por las presentes disposiciones de la organización y lo que establezca en materia de archivo la Ley de Archivos Nacionales


Unidad documental:
unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando esta constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando lo constituyen varios formando un expediente.

Archivo automatizado:
Es un banco de datos en los que cada registro contiene el texto completo de documentos de carácter numérico (datos de encuesta, tablas estadísticas, listas de precios, importaciones o exportaciones) o textual, que se presentan generalmente en forma de tablas o series temporales.

Organización de archivo:
proceso del archivo a través del cual los registros o documentos pueden estar agrupados para que reflejen la estructura de organización. Usualmente el arreglo que se da a una dependencia puede determinarse por los fines o funciones para los que está destinado. De esta manera frecuentemente la organización corresponde a las funciones. La estructura de la organización de una dependencia puede subdividirse en oficinas directivas o subalternas

Oficina de archivo:
Lugar donde ocurre todos los procesos de gestación de los documentos

Conducto regular:
Es el medio empleado para transmitir
órdenes, disposiciones, consignas, solicitudes, informes y reclamaciones,
escritas o verbales, a través de las líneas de mando, de conformidad con la
organización y jerarquía establecidas

Autoridad y jerarquía:
Autoridad es una responsabilidad que se ha delegado a aquellos que tienen un oficio dentro del pueblo, pues este oficio ha sido conferido justamente para proveer y capacitar al pueblo en orden a ejercer su responsabilidad. Y jerarquía es el orden de los elementos de una serie según su valor. De igual modo, es la disposición de personas, animales o cosas, en orden ascendente o descendente, según criterios de clase, poder, oficio, categoría, autoridad o cualquier otro asunto que conduzca a un sistema de clasificación.


Flujo del documento:
Oferta Pedido de cliente Entrega Factura Devoluciones Entrega Abono para devoluciones

Estructura funcional:
Determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto determina que la organización funcional no cumple con el principio de unidad de mando


Archivo administrativo:
El archivo administrativo se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto

Administración documental:
Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, da referencia a la generación de información y producción de documentos

Documento testimonial:
Es aquel en que la autoridad acepta o asienta una afirmación de modo que haga fe y tenga valor legal.

Expediente:
Conjunto de Documentos que forman la historia de un asunto determinado. En ocasiones la disposición final no constituye un documento separable, sino que va en un breve escrito al pie del último papel; el conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario que ha seguido su génesis al recibirse por el organismo de destino. Habrá expedientes que no tengan la resolución final, pero el hecho de que conserven algunas de las etapas (las principales) del proceso administrativo, los hará acreedores al calificativo de expedientes, aunque incompletos

Archivo descentralizado:
La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común

Guías de afuera:
Formato utilizado por organizaciones y su función es el reemplazo de los diferentes documentos que sean retirados de las carpetas expedientes de archivo, de tal manera que se evite el riesgo de pérdida de los mismos

Sigilo profesional:
Secreto que debe guardar el abogado, el médico y cualquier otro profesional acerca de lo que se le comunica con ocasión de su profesión.


Principio de orden original:
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia:
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras

Soporte documental:
Es la parte material en que está registrada la información del documento y su conservación nos conviene.