miércoles, 24 de febrero de 2010
2do VOCABULARIO:
Unidad de correspondencia:
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de esta dependencia.
Control de entrega de correspondencia:
Tiene los significados de comprobación, inspección, observación, vigilancia y hasta, en algunos casos, cuenta o medida; en resumen, de acción de mantenerse conscientemente enterado de la correspondencia enviada y recibida de la entidad.
Archivo electrónico:
Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos
Mensaje de Fax:
Transmitir información por medio del medio de comunicación fax, el cual mediante el papel reproduce dicha información hasta el destinatario.
Documento vital:
Son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos Documentos Vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual o económico. Ejemplo de estos documentos son los registros de la constitución de la empresa, títulos, contratos, formulas, pagarés, Garantías, Licencias u objetos culturales. Al almacenarlos correctamente, estos documentos se conservan más tiempo, protegiendo a su organización. Almacenados inadecuadamente, podría exponer a su empresa a riesgos innecesarios, tales como incumplimientos, pérdida del valor de los bienes, y altos costos de duplicación y restauración
Archivo de gestión:
Es una unidad administrativa, que se regirá por las presentes disposiciones de la organización y lo que establezca en materia de archivo la Ley de Archivos Nacionales
Unidad documental:
unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando esta constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando lo constituyen varios formando un expediente.
Archivo automatizado:
Es un banco de datos en los que cada registro contiene el texto completo de documentos de carácter numérico (datos de encuesta, tablas estadísticas, listas de precios, importaciones o exportaciones) o textual, que se presentan generalmente en forma de tablas o series temporales.
Organización de archivo:
proceso del archivo a través del cual los registros o documentos pueden estar agrupados para que reflejen la estructura de organización. Usualmente el arreglo que se da a una dependencia puede determinarse por los fines o funciones para los que está destinado. De esta manera frecuentemente la organización corresponde a las funciones. La estructura de la organización de una dependencia puede subdividirse en oficinas directivas o subalternas
Oficina de archivo:
Lugar donde ocurre todos los procesos de gestación de los documentos
Conducto regular:
Es el medio empleado para transmitir
órdenes, disposiciones, consignas, solicitudes, informes y reclamaciones,
escritas o verbales, a través de las líneas de mando, de conformidad con la
organización y jerarquía establecidas
Autoridad y jerarquía:
Autoridad es una responsabilidad que se ha delegado a aquellos que tienen un oficio dentro del pueblo, pues este oficio ha sido conferido justamente para proveer y capacitar al pueblo en orden a ejercer su responsabilidad. Y jerarquía es el orden de los elementos de una serie según su valor. De igual modo, es la disposición de personas, animales o cosas, en orden ascendente o descendente, según criterios de clase, poder, oficio, categoría, autoridad o cualquier otro asunto que conduzca a un sistema de clasificación.
Flujo del documento:
Oferta Pedido de cliente Entrega Factura Devoluciones Entrega Abono para devoluciones
Estructura funcional:
Determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto determina que la organización funcional no cumple con el principio de unidad de mando
Archivo administrativo:
El archivo administrativo se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto
Administración documental:
Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, da referencia a la generación de información y producción de documentos
Documento testimonial:
Es aquel en que la autoridad acepta o asienta una afirmación de modo que haga fe y tenga valor legal.
Expediente:
Conjunto de Documentos que forman la historia de un asunto determinado. En ocasiones la disposición final no constituye un documento separable, sino que va en un breve escrito al pie del último papel; el conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario que ha seguido su génesis al recibirse por el organismo de destino. Habrá expedientes que no tengan la resolución final, pero el hecho de que conserven algunas de las etapas (las principales) del proceso administrativo, los hará acreedores al calificativo de expedientes, aunque incompletos
Archivo descentralizado:
La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común
Guías de afuera:
Formato utilizado por organizaciones y su función es el reemplazo de los diferentes documentos que sean retirados de las carpetas expedientes de archivo, de tal manera que se evite el riesgo de pérdida de los mismos
Sigilo profesional:
Secreto que debe guardar el abogado, el médico y cualquier otro profesional acerca de lo que se le comunica con ocasión de su profesión.
Principio de orden original:
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia:
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras
Soporte documental:
Es la parte material en que está registrada la información del documento y su conservación nos conviene.
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de esta dependencia.
Control de entrega de correspondencia:
Tiene los significados de comprobación, inspección, observación, vigilancia y hasta, en algunos casos, cuenta o medida; en resumen, de acción de mantenerse conscientemente enterado de la correspondencia enviada y recibida de la entidad.
Archivo electrónico:
Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos
Mensaje de Fax:
Transmitir información por medio del medio de comunicación fax, el cual mediante el papel reproduce dicha información hasta el destinatario.
Documento vital:
Son aquellos que poseen un valor crítico para su Empresa, y son únicos e irremplazables, por lo tanto requieren de un cuidado especial a la hora de ser almacenados y preservados. Estos Documentos Vitales poseen un valor intrínseco histórico, legal, intelectual o económico. Ejemplo de estos documentos son los registros de la constitución de la empresa, títulos, contratos, formulas, pagarés, Garantías, Licencias u objetos culturales. Al almacenarlos correctamente, estos documentos se conservan más tiempo, protegiendo a su organización. Almacenados inadecuadamente, podría exponer a su empresa a riesgos innecesarios, tales como incumplimientos, pérdida del valor de los bienes, y altos costos de duplicación y restauración
Archivo de gestión:
Es una unidad administrativa, que se regirá por las presentes disposiciones de la organización y lo que establezca en materia de archivo la Ley de Archivos Nacionales
Unidad documental:
unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando esta constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando lo constituyen varios formando un expediente.
Archivo automatizado:
Es un banco de datos en los que cada registro contiene el texto completo de documentos de carácter numérico (datos de encuesta, tablas estadísticas, listas de precios, importaciones o exportaciones) o textual, que se presentan generalmente en forma de tablas o series temporales.
Organización de archivo:
proceso del archivo a través del cual los registros o documentos pueden estar agrupados para que reflejen la estructura de organización. Usualmente el arreglo que se da a una dependencia puede determinarse por los fines o funciones para los que está destinado. De esta manera frecuentemente la organización corresponde a las funciones. La estructura de la organización de una dependencia puede subdividirse en oficinas directivas o subalternas
Oficina de archivo:
Lugar donde ocurre todos los procesos de gestación de los documentos
Conducto regular:
Es el medio empleado para transmitir
órdenes, disposiciones, consignas, solicitudes, informes y reclamaciones,
escritas o verbales, a través de las líneas de mando, de conformidad con la
organización y jerarquía establecidas
Autoridad y jerarquía:
Autoridad es una responsabilidad que se ha delegado a aquellos que tienen un oficio dentro del pueblo, pues este oficio ha sido conferido justamente para proveer y capacitar al pueblo en orden a ejercer su responsabilidad. Y jerarquía es el orden de los elementos de una serie según su valor. De igual modo, es la disposición de personas, animales o cosas, en orden ascendente o descendente, según criterios de clase, poder, oficio, categoría, autoridad o cualquier otro asunto que conduzca a un sistema de clasificación.
Flujo del documento:
Oferta Pedido de cliente Entrega Factura Devoluciones Entrega Abono para devoluciones
Estructura funcional:
Determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Esto determina que la organización funcional no cumple con el principio de unidad de mando
Archivo administrativo:
El archivo administrativo se encarga de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar, custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consulta únicamente al departamento que generó la documentación de acuerdo con la reglamentación establecida al respecto
Administración documental:
Administración de documentos a nivel de la oficina o de la Unidad de Administración Documental, da referencia a la generación de información y producción de documentos
Documento testimonial:
Es aquel en que la autoridad acepta o asienta una afirmación de modo que haga fe y tenga valor legal.
Expediente:
Conjunto de Documentos que forman la historia de un asunto determinado. En ocasiones la disposición final no constituye un documento separable, sino que va en un breve escrito al pie del último papel; el conjunto de testimonios escritos reflejo de un proceso administrativo iniciado por un peticionario que ha seguido su génesis al recibirse por el organismo de destino. Habrá expedientes que no tengan la resolución final, pero el hecho de que conserven algunas de las etapas (las principales) del proceso administrativo, los hará acreedores al calificativo de expedientes, aunque incompletos
Archivo descentralizado:
La documentación se reparte en diversas secciones, pasado cierto tiempo se lleva a un depósito común
Guías de afuera:
Formato utilizado por organizaciones y su función es el reemplazo de los diferentes documentos que sean retirados de las carpetas expedientes de archivo, de tal manera que se evite el riesgo de pérdida de los mismos
Sigilo profesional:
Secreto que debe guardar el abogado, el médico y cualquier otro profesional acerca de lo que se le comunica con ocasión de su profesión.
Principio de orden original:
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.
Principio de procedencia:
Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras
Soporte documental:
Es la parte material en que está registrada la información del documento y su conservación nos conviene.
1er VOCABULARIO:
Archivo
Lugar en el que se guardan de forma ordenada documentos.
Biblioteca
Edificio o local en el que se tienen numerosos libros guardados y ordenados para facilitar su consulta y que el público pueda leerlos o llevárselos en préstamo.
Radicar
Echar raíces, arraigar o establecerse una persona o una cosa en un lugar:
Consistir, tener origen o estar fundada una cosa en otra.
Expurgar
Limpiar o purificar una cosa quitando lo que se considera malo o inútil.
Antecedente
Que antecede.
Hecho, comentario o circunstancia del pasado que influye en hechos posteriores y sirve para juzgarlos, entenderlos o preverlos.
Asunto
Tema o materia de que se trata.
Destinatario, -ria
Persona a quien se dirige una cosa.
Anexo, -xa
Se aplica a la cosa que está unida a algo de lo que depende:
Correspondencia
Conjunto de cartas y paquetes que se transportan, envían, entregan o reciben.
Trato recíproco entre dos personas.
Organigrama
Representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución en la que se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas.
Clasificación
Acción de clasificar o clasificarse.
Lista de elementos ordenados según algún criterio.
Información
Noticia o conjunto de noticias que se comunica o se conoce
Jeroglífico, -ca.
Se aplica a la escritura que emplea signos que representan seres y objetos de la realidad y tienen un valor ideográfico o fonético.
Guía
Libro de consulta en el que se da información y consejos sobre un oficio o una actividad
Documento de archivo
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Transferencia [también trasferencia]
Acción de ceder una persona a otra un cargo, un poder o un conjunto de bienes.
Valor primario
Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.
Valor secundario
Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
Registro
Acción que consiste en mirar o examinar una cosa, un lugar o a una persona con cuidado y detenimiento para encontrar algo que se está buscando.
Tramitación
Acción y efecto de tramitar.
Serie de trámites prescritos para un asunto, o de los seguidos en él.
Legajo
Conjunto de papeles, generalmente atados, por estar relacionados entre sí y tratar sobre un mismo asunto.
Deterioro
Disminución o pérdida de la calidad o la importancia de una cosa
Consecuente
Se aplica a la persona que mantiene correspondencia lógica entre sus ideas y su comportamiento:
Vigencia
Periodo de tiempo durante el cual una ley está en vigor o una costumbre está en uso.
Procedimiento
Método o trámite necesario para ejecutar una cosa.
Higroscopio
Instrumento que indica aproximadamente la humedad del aire, basándose en las distintas propiedades que presentan ciertos materiales al variar el grado de humedad atmosférica.
Indizar
Hacer índices.
Registrar ordenadamente [datos e informaciones] para elaborar un índice de ellos
Sistema
Conjunto ordenado de normas y procedimientos que regula el funcionamiento de una colectividad
Microficha
Son imágenes fotográficas reducidas de documentos que deben ampliarse en un aparato o proyector para poder leerlas.
Densitómetro
Folio
Hoja de papel, en especial la que resulta de cortar por la mitad un pliego, y cuyo tamaño equivale a dos cuartillas.
Hoja numerada de un escrito o un libro.
Catálogo
Lista en la que se registran, describen y ordenan, siguiendo determinadas normas, personas, cosas o sucesos que tienen algún punto en común.
Índice
Sirve para encontrar el contenido de un libro e indica la ubicación de algún tema en especifico
Archivalía
Archivología
Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación, organización y los medios para su utilización.
Copia
Reproducción por escrito y con exactitud de lo mismo que se lee o escucha.
Papel o conjunto de papeles escritos por este medio.
Proceso
Conjunto de las diferentes fases o etapas sucesivas que tiene una acción o un fenómeno complejos:
Restaurar
Arreglar o reparar una obra de arte de los daños que ha sufrido.
Volver a poner una cosa en el estado que antes tenía.
Digitalizar
Convertir una magnitud física, un texto, una imagen o una señal analógica en una representación digital.
Código
Sistema de símbolos y reglas que permite componer y comprender un mensaje
Remitente
Se aplica a la persona o entidad que envía un paquete o carta o se hace cargo de un envío
Lugar en el que se guardan de forma ordenada documentos.
Biblioteca
Edificio o local en el que se tienen numerosos libros guardados y ordenados para facilitar su consulta y que el público pueda leerlos o llevárselos en préstamo.
Radicar
Echar raíces, arraigar o establecerse una persona o una cosa en un lugar:
Consistir, tener origen o estar fundada una cosa en otra.
Expurgar
Limpiar o purificar una cosa quitando lo que se considera malo o inútil.
Antecedente
Que antecede.
Hecho, comentario o circunstancia del pasado que influye en hechos posteriores y sirve para juzgarlos, entenderlos o preverlos.
Asunto
Tema o materia de que se trata.
Destinatario, -ria
Persona a quien se dirige una cosa.
Anexo, -xa
Se aplica a la cosa que está unida a algo de lo que depende:
Correspondencia
Conjunto de cartas y paquetes que se transportan, envían, entregan o reciben.
Trato recíproco entre dos personas.
Organigrama
Representación gráfica de la estructura de una empresa o una institución en la que se muestran las relaciones entre sus diferentes partes y la función de cada una de ellas, así como de las personas que trabajan en las mismas.
Clasificación
Acción de clasificar o clasificarse.
Lista de elementos ordenados según algún criterio.
Información
Noticia o conjunto de noticias que se comunica o se conoce
Jeroglífico, -ca.
Se aplica a la escritura que emplea signos que representan seres y objetos de la realidad y tienen un valor ideográfico o fonético.
Guía
Libro de consulta en el que se da información y consejos sobre un oficio o una actividad
Documento de archivo
Registro de información producida o recibida por una persona o entidad en razón a sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal o legal, o valor científico, económico, histórico o cultural y debe ser objeto de conservación.
Transferencia [también trasferencia]
Acción de ceder una persona a otra un cargo, un poder o un conjunto de bienes.
Valor primario
Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir a los involucrados en el tema o en el asunto.
Valor secundario
Es el que interesa a los investigadores de información retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen este valor se conservan permanentemente.
Registro
Acción que consiste en mirar o examinar una cosa, un lugar o a una persona con cuidado y detenimiento para encontrar algo que se está buscando.
Tramitación
Acción y efecto de tramitar.
Serie de trámites prescritos para un asunto, o de los seguidos en él.
Legajo
Conjunto de papeles, generalmente atados, por estar relacionados entre sí y tratar sobre un mismo asunto.
Deterioro
Disminución o pérdida de la calidad o la importancia de una cosa
Consecuente
Se aplica a la persona que mantiene correspondencia lógica entre sus ideas y su comportamiento:
Vigencia
Periodo de tiempo durante el cual una ley está en vigor o una costumbre está en uso.
Procedimiento
Método o trámite necesario para ejecutar una cosa.
Higroscopio
Instrumento que indica aproximadamente la humedad del aire, basándose en las distintas propiedades que presentan ciertos materiales al variar el grado de humedad atmosférica.
Indizar
Hacer índices.
Registrar ordenadamente [datos e informaciones] para elaborar un índice de ellos
Sistema
Conjunto ordenado de normas y procedimientos que regula el funcionamiento de una colectividad
Microficha
Son imágenes fotográficas reducidas de documentos que deben ampliarse en un aparato o proyector para poder leerlas.
Densitómetro
Folio
Hoja de papel, en especial la que resulta de cortar por la mitad un pliego, y cuyo tamaño equivale a dos cuartillas.
Hoja numerada de un escrito o un libro.
Catálogo
Lista en la que se registran, describen y ordenan, siguiendo determinadas normas, personas, cosas o sucesos que tienen algún punto en común.
Índice
Sirve para encontrar el contenido de un libro e indica la ubicación de algún tema en especifico
Archivalía
Archivología
Ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación, organización y los medios para su utilización.
Copia
Reproducción por escrito y con exactitud de lo mismo que se lee o escucha.
Papel o conjunto de papeles escritos por este medio.
Proceso
Conjunto de las diferentes fases o etapas sucesivas que tiene una acción o un fenómeno complejos:
Restaurar
Arreglar o reparar una obra de arte de los daños que ha sufrido.
Volver a poner una cosa en el estado que antes tenía.
Digitalizar
Convertir una magnitud física, un texto, una imagen o una señal analógica en una representación digital.
Código
Sistema de símbolos y reglas que permite componer y comprender un mensaje
Remitente
Se aplica a la persona o entidad que envía un paquete o carta o se hace cargo de un envío
ELEMENTOS NECESARIOS PARA LA LABOR DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS
GANCHOS LEGAJADOR PLÁSTICO:
Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.
GANCHOS DE COSEDORA
RESALTADORES
TIJERAS
LAPICEROS
BORRADOR
A-Z TAMAÑO OFICIO
A-Z TAMAÑO OFICIO
COSEDORA
SCANNER
PERFORADORA
FORMATO DVD
SELLOS
SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA
SOBRE BLANCO
HUELLERO
CAJONERA
COMPUTADOR
IMPRESORA
FAX
TELEFONO
FOTOCOPIADORA
Son ganchos que van en las carpetas de cartón o plastificadas, sosteniendo documentos.
GANCHOS DE COSEDORA
RESALTADORES
TIJERAS
LAPICEROS
BORRADOR
A-Z TAMAÑO OFICIO
A-Z TAMAÑO OFICIO
COSEDORA
SCANNER
PERFORADORA
FORMATO DVD
SELLOS
SOBRE MANILA TAMAÑO CARTA
SOBRE BLANCO
HUELLERO
CAJONERA
COMPUTADOR
IMPRESORA
FAX
TELEFONO
FOTOCOPIADORA
PARTES DEL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
El manual de archivo y correspondencia está compuesto por las siguientes partes:
INTRODUCCIÓN:
En la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante sí.
OBJETIVOS:
Se resumen los fines que persigue el manual (generales y/o específicos).
ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD:
En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.
DEFINICION DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES:
institucional, personal, confidencial.
- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.
- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.
- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.
- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.
- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.
- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprográficos (como la fotocopiadora).
- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.
- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.
-Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.
-Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de correspondencia y archivo, y definición de los integrantes del comité de administración de documentos.
- Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual de correspondencia.
INTRODUCCIÓN:
En la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante sí.
OBJETIVOS:
Se resumen los fines que persigue el manual (generales y/o específicos).
ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD:
En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.
DEFINICION DEL CONCEPTO CORRESPONDENCIA Y SUS CLASIFICACIONES:
institucional, personal, confidencial.
- Definición y unificación de presentación de los documentos que se elaboran en la entidad a partir de las normas internacionales o nacionales que existan en cada país.
- Información sobre los niveles jerárquicos con autoridad para la firma de los documentos.- Procedimientos para el recibo, registro y distribución de la correspondencia externa; controles de respuesta y procesos de despacho de las comunicaciones que produce la entidad hacia el medio interno y/o al externo.
- Manejo, uso y control del fax institucional, definición de legalidad o no de los documentos recibidos por este sistema- Definiciones sobre procedimientos a seguir con la correspondencia de tipo “personal” de los funcionarios.
- Definición del concepto de archivo y sus componentes de acuerdo con la estructura organizativa del mismo.
- Estructuración del sistema de ordenamiento para la clasificación de los documentos de archivo.
- Definición del procedimiento y papelería usada para la conservación de documentos de archivo, y de los medios reprográficos (como la fotocopiadora).
- Definición de los tiempos de conservación de los documentos enmarcados en la TRD, previamente elaborada y aprobada por el comité de administración de documentos.
- Especificaciones sobre transferencias documentales, momentos de realización y lugares de conservación física de los documentos.
-Métodos y procedimientos autorizados para la conservación permanente de documentos de acuerdo con las tecnologías disponibles. Microfilmación, disco óptico, almacenamiento en disco compacto (CD-ROM), etc.
-Métodos y procedimientos autorizados para la destrucción de los documentos de archivo.- Metodologías y procedimientos para la realización, revisión y publicación del manual de correspondencia y archivo, y definición de los integrantes del comité de administración de documentos.
- Anexos de formatos y papelería utilizada en todos los procesos contenidos en el manual de correspondencia.
DEPARTAMENTO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
FUNCIÓN DEL GRUPO DE ARCHIVO:
Custodiar y conservar los documentos mediante un adecuado sistema de clasificación, facilitando su búsqueda y recuperación posterior.
FUNCION DEL GRUPO DE CORRESPONDENCIA:
Controlar el recibo, trámite y despacho de la correspondencia que llega y sale.
MANUAL DE ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA:
El manual de archivo y correspondencia nace ante la necesidad de crear un documento en el que se encuentren plasmadas las normas vigentes y los procedimientos que se deben aplicar para el desarrollo de las funciones relacionadas con el archivo y la correspondencia.
DIFERENCIAS ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:
La diferencia entre archivo y correspondencia consiste en que el archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia y lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de esta dependencia.
CONCLUSIONES
Podemos concluir que este tema es muy importante ya que se maneja toda la correspondencia que se recibe y que se envía a la entidad y además se lleva un control de todas ellas, para que así no halla ningún problema en cuanto a los documentos que se generen.
Se maneja la correspondencia de manera que le lleguen a todas las dependencias y/o personas que trabajan en la empresa.
Se maneja de manera organizada toda la documentación en la entidad y su radicación es en forma consecutiva de los documentos con el fin de no mantener errores.
Lo que se trata de hacer es que los documentos lleguen al destino por el cual llegaron a la empresa ósea su respectiva dependencia.
PARTES QUE CONFORMAN EL MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA:
El manual de archivo y correspondencia está compuesto por las siguientes partes:
INTRODUCCIÓN:
En la cual se indica al lector en forma general la razón de ser del documento que tiene ante sí.
OBJETIVOS:
Se resumen los fines que persigue el manual (generales y 7o específicos.
ESTRUCTURA ORGANICA DE LA ENTIDAD:
En lo posible debe ofrecer una información global sobre la entidad, su organigrama y funciones.
DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
CORRESPONDENCIA
ARCHIVO
La diferencia entre archivo y correspondencia consiste en que el archivo se encarga de clasificar y custodiar documentos de suma importancia y lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de esta dependencia.
MANUAL DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
El manual de archivo y correspondencia nace ante la necesidad de crear un documento en el que se encuentren plasmadas las normas vigentes y los procedimientos que se deben aplicar para el desarrollo de las funciones relacionadas con el archivo y la correspondencia.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD):
Definición:
Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.
Etapas para la elaboración de las TRD:
PRIMERA ETAPA:
Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.• Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.• Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA:
Análisis e interpretación de la información recolectada.• Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.• Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.• Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,• Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su• disposición final.• Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.• Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.• En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
TERCERA ETAPA:
Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.• El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.• Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.
CUARTA ETAPA:
Aplicación.• Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.• La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD. Así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.• La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.• Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.• Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
QUINTA ETAPA:
Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.• La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y función es.• Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.
Es el listado de series con sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades administrativas de una entidad, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo; Que las Tablas de Retención Documental son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades.
Etapas para la elaboración de las TRD:
PRIMERA ETAPA:
Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.• Compilar la información institucional contenida en disposiciones legales relativas a la creación y cambios de la estructura organizacional, organigrama vigente, resoluciones y/o actos administrativos de creación de grupos de trabajo, funciones y manuales de procedimientos.• Aplicar la encuesta a los productores de los documentos con el fin de identificar las unidades documentales que producen y/o tramitan.
SEGUNDA ETAPA:
Análisis e interpretación de la información recolectada.• Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos.• Identificar los valores primarios de la documentación, o sea, los administrativos, legales, jurídicos, contables y/o fiscales.• Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales,• Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, central e histórico con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la Entidad, desde el momento en que se produce el documento hasta su• disposición final.• Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción.• Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente administrativamente, a series documentales cuyo contenido se repita o se encuentre registrado en otras series, a series documentales cuyo valor informativo no exige su conservación total.• En todos los casos, la selección se aplicará bajo la modalidad de muestreo y será el Comité de Archivo el encargado de decidir el tipo de muestreo a aplicar, así como el porcentaje (%) a conservar, teniendo en cuenta el contenido cualitativo de los documentos.
TERCERA ETAPA:
Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.• El Jefe de Archivo preparará la propuesta de Tablas de Retención Documental de la Entidad con las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia, acompañada de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso y los criterios empleados en su elaboración. El Comité de Archivo hará el estudio correspondiente y producirá un Acta avalando la propuesta.• Las Secretarías Generales de las Entidades Oficiales o quienes hagan sus veces, o los funcionarios de la más alta jerarquía de quienes dependan los archivos, remitirán a la instancia evaluadora correspondiente, el proyecto de Tablas de Retención Documental para su evaluación y aprobación.
CUARTA ETAPA:
Aplicación.• Aprobadas las Tablas de Retención Documental por la instancia competente, el representante legal expedirá el acto administrativo correspondiente, que ordene su difusión ante los servidores públicos de la Entidad, para garantizar su aplicación.• La Unidad de Archivo capacitará a todos los servidores públicos de la Entidad, para la aplicación de las TRD. Así mismo, elaborará los instructivos que refuercen y normalicen la organización de los documentos y archivos de gestión y la preparación de las transferencias documentales.• La organización de los documentos en las diferentes fases de archivo, gestión, central e histórico se hará con fundamento en las Tablas de Retención Documental.• Las transferencias documentales primarias y secundarias se adelantarán teniendo en cuenta los plazos establecidos en la correspondiente Tabla de Retención Documental, siguiendo los procedimientos de limpieza de la documentación, eliminación del material metálico, identificación de material afectado por biodeterioro. El cronograma lo establecerá la Unidad de Archivo de la Entidad.• Los documentos a eliminar de acuerdo con la Tabla de Retención Documental se destruirán y se dejará constancia en Acta que será suscrita por el Presidente del Comité de Archivo, el Jefe de Archivo y el de la dependencia respectiva.
QUINTA ETAPA:
Seguimiento y actualización de las Tablas de Retención Documental.• La unidad de Archivo de cada entidad establecerá un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de la Tabla de Retención Documental en las dependencias y un plan de mejoramiento en el corto plazo, para atender las modificaciones suscitadas por cambios en los procedimientos, reformas organizacionales y función es.• Las modificaciones a las Tablas de Retención Documental que surjan del seguimiento o de la solicitud de la dependencia, deberán ser evaluadas por la Unidad de Archivo de la Entidad y aprobadas por el Comité de Archivo de la misma.
COMUNICAIONES OFICIALES:
Definición:
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en la forma y el plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al momento de su radicación. Los términos dentro de los cuales se deberán responder estos tipos de comunicaciones oficiales empiezan a contarse a partir del día siguiente al de su radicación.
Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarán en la forma y el plazo que para tales casos establezcan las normas vigentes al momento de su radicación. Los términos dentro de los cuales se deberán responder estos tipos de comunicaciones oficiales empiezan a contarse a partir del día siguiente al de su radicación.
UNIDADES DE CORRESPONDECIA
Definición:
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones.
Lo que hace la correspondencia es recibir y enviar documentos de suma importancia tanto a persona natural como al archivo cuando estos documentos son de esta dependencia.
Funciones de una unidad de correspondencia:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental y los programas de conservación, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos. Cuando existan regionales, deberán contar con unidades de correspondencia en cada una de sus sedes y si existen varias sucursales en una misma ciudad, la entidad determinará conforme a sus necesidades, si centralizan en una de ellas la recepción de las comunicaciones oficiales, o si en cada sede, habrá unidad de correspondencia. En todo caso, se debe propender por el control y normalización unificado en cada entidad.
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